Noi fin da subito abbiamo optato per archivi in cloud, come Google Drive, Dropbox, One Drive e iCloud. Così facendo tutto il nostro staff può accedervi in qualsiasi momento, ovunque si trovi e con qualsiasi dispositivo.
Utilizzando una di queste soluzioni è possibile anche generare link di condivisione, con accesso solo ad alcune funzionalità del documento. Ad esempio si può generare un link che ne permetta la sola visualizzazione, oppure un altro che ne permetta anche la modifica, in base alla persona a cui diamo accesso al file.
L'utilizzo dei link per la condivisione è ottimo per chi usa BeTasker, perché posso inviare il materiale ai colleghi direttamente dal project manager, associandolo ai progetti o a specifici compiti.
Quale archivio usa il nostro staff e come è organizzato
Oggi più che mai, le soluzioni scelte fin da subito per il lavoro quotidiano ci stanno permettendo di non essere mai fermi con il lavoro. Attualmente il nostro staff utilizza GDrive ed abbiamo impostato il sistema di lavoro in cartelle e sottocartelle.
Facendo un esempio abbiamo creato una cartella clienti, organizzata con la seguente logica:
- Cartella generica del clienti.
- Sottocartella all’interno di “clienti” con il nome dell’azienda. Esempio: “Acme Corporation”.
- All’interno della cartella “Acme Corporation” creiamo delle cartelle per ogni reparto aziendale. Ad esempio: “Amministrazione, Grafica, Materiale…”
- A sua volta ogni cartella di reparto (Amministrazione, Grafica, Materiale…) raccoglie file o cartelle che contengono all'inzio del nome la data di caricamento, in modo da risalire velocemente all'ultima versione di ogni documento.
In azienda è importante usare tutti la stessa logica di archiviazione e lavorando per cartelle e sottocartelle datate è facilmente possibile risalire a tutto lo storico cliente ed evitare di lavorare su materiale sbagliato o non aggiornato alle specifiche più recenti.
Conclusioni
Utilizzare archivi in cloud non ci vincola alla postazione di lavoro in ufficio e soprattutto ci dà accesso a tutte le risorse ovunque ci troviamo. Gli archivi in cloud sono più sicuri e meno costosi. Infatti non si rischia di perdere tutto in caso di malfunzionamento del proprio hardware e hanno una velocità tale che non è possibile replicare in azienda senza investimenti importanti.
La soluzione di un archivio in cloud + BeTasker permette di avere tutto quello che serve per l’home working.
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